Интерактивный анализ данных с помощью интерфейсов Галактики ERP

Контроль ключевых показателей деятельности каждого звена организационной структуры предприятия - вот что обеспечивает эффективность бизнеса. Именно в постоянном повышении эффективности бизнеса состоит современный подход к его управлению.

Ежедневная работа бухгалтера, экономиста, финансового аналитика связана с обработкой большого количества числовых данных. Запросы об итоговых данных постоянно поступают как от внутренних, так и от внешних пользователей. Какое количество продукции произвели (закупили)? Какая средняя себестоимость производства или закупки? Сколько оплатили поставщикам за день/неделю/месяц? Каков объем заказов от клиентов? Прогнозная сумма НДС к оплате? Подобных вопросов, ежедневно поступающих в экономические и финансовые службы предприятия, можно перечислить множество.

Задачи структуризации и агрегации финансово-экономических показателей ставятся специалистам соответствующих служб предприятий не первый год. А с течением времени все возрастает количество и необходимая скорость предоставления информации.

Изначально сводные данные о каких-либо показателях деятельности строились в виде отчетов на бумаге – различных ведомостей, «шахматок» и т.п. В эпоху внедрения компьютерных программ, созданных для управления бизнесом, большое распространение приобрели преднастраиваемые отчеты, формируемые из учетной системы. Сегодня же все большую роль начинают играть интерфейсные (т.е. непосредственно из среды учетной системы) средства работы с информацией.

Давайте рассмотрим, какие возможности предоставляет в этом контексте система управления предприятием «Галактика ERP».

Сортировка данных

Предположим, вам необходимо просмотреть заказы поставщикам. При этом, данные удобно анализировать, например, сгруппировав их по наименованию подрядчика и сумме заказанных товаров или услуг. Классически это можно сделать, сформировав отчет, например, в MS Excel, с последующей его обработкой.

Рассмотрим, как эту задачу можно решить в системе «Галактика ERP», работая непосредственно с интерфейсом программы. Работать будем со списком счетов на закупку. Специалистом по снабжению в систему внесен перечень счетов, который нужно отсортировать сначала по наименованию поставщика, а затем – по сумме заказа. Для этого воспользуемся экранной кнопкой «Сортировка».

Рис. 1. Сортировка счетов на закупку.

В открывшемся меню выберем по порядку столбцы, по которым необходимо отсортировать документы.

Рис. 2. Настройка сортировки документов.

Стрелки напротив полей указывают порядок сортировки. Применим настройку и посмотрим, что же получилось.

Рис. 3. Список счетов на закупку с примененной сортировкой.

Теперь видно, что счета расположены в нужном порядке, а в заголовках столбцов, по которым сортируются данные, отображены стрелки-направления.
Следует отметить, что в системе присутствует возможность выгрузки данных в любой удобный для печати формат (например, MS Excel, MS Word, PDF). Обеспечивается она встроенным механизмом формирования отчетов Fast Report. Этот механизм выводит данные на печать с учетом всех наложенных фильтров, сортировок и т.п.

Фильтры

Рассмотрим другую задачу. Вам необходимо отобрать платежи определенному контрагенту – например, перечисление налогов в управление государственного казначейства.
В перечне исходящих платежных поручений воспользуемся контекстным меню «Фильтр по колонкам».

Рис. 4. Фильтр на данные в перечне платежных поручений.

При выборе этого пункта меню становятся активны строки для фильтрации данных по столбцам. Установив курсор в нужную колонку, можно ввести искомые данные. Введем в строке фильтра начало наименования контрагента.

Рис. 5. Отбор данных в перечне платежных поручений согласно запросу.

Таким образом, можно осуществлять фильтрацию в любых документах системы. Отобрать документы по сумме, дате, контрагенту, номеру или статусу становится легко и удобно.
Ну что же, с отбором и сортировкой данных все понятно. Но ведь необходимо получить и итоговые значения: общая сумма перечислений поставщику, средняя сумма реализации покупателю, количество документов за период и т.п. В решении этой задачи помогут функции интерактивной агрегации данных в системе «Галактика ERP».

Агрегаты

Рассмотрим пример: необходимо получить общее количество накладных на реализацию товаров покупателям и сумму по ним. Для этого – применим агрегацию данных в реестре накладных на отпуск товара.

Рис. 6. Настройка агрегатов в перечне накладных на отпуск.

В окне настройки агрегатов укажем, какие параметры и для каких колонок нас интересуют.

Рис. 7. Выполнение настройки агрегатов.

Применим агрегацию, и в перечне накладных увидим данные, которые нас интересуют, т.е. общее количество документов и итоговую сумму по ним.

Рис. 8. Агрегированные значения.

Следует отметить, что в системе Галактика EPR все перечисленные функции реализованы для любых типов документов. А наиболее полезной является возможность их комбинирования. Рассмотрим предыдущую задачу под другим углом. Скажем, необходимо получить значение «среднего чека» по конкретному контрагенту-покупателю. Все что необходимо сделать – внести изменения в настройку агрегатов и применить фильтр по контрагенту. Нажатие нескольких клавиш – и результат под рукой!

Рис. 9. Комбинированное использование функций.

Подытоживая сказанное

Уровень эффективности и качество работы компании, а также каждого ее сотрудника напрямую зависит от инструментов (т.е. средств производства), которыми эта компания обладает. Сегодня в одном ряду с высокотехнологичным оборудованием, квалифицированными кадрами, передовыми технологиями и стандартами качества стоят системы управления производственными процессами предприятия.

Эти системы обеспечивают менеджмент самыми различными сведениями о показателях деятельности. А от того, насколько быстро, удобно и качественно они работают, напрямую зависят принимаемые решения, а значит – и дальнейшая судьба всей компании!

Доступно на: Украинский