Как организован учет спецодежды в распространенных ERP-системах

При работе большого предприятия со множеством работников, клиентов и оборудования задача предприятия – наладить производство таким образом, чтоб все части системы работали безукоризненно. При отсутствии централизованного контроля и налаженного взаимодействия между отделами работа предприятия будет менее продуктивной и впоследствии убыточной. В качестве оптимального решения для малого, среднего и крупного бизнеса используются ERP-системы разной сложности.

В данной статье мы хотим представить вам как реализован учет спецодежды в наиболее распространенных ERP-системах на территории Украины:

Спецодежда и инвентарь представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, которые при передаче в эксплуатацию списываются особым образом.

Учет спецодежды со всеми нюансами ведения отчетности - нетривиальная задача, особенно если штат сотрудников предприятия больше, чем несколько тысяч человек, для работы которых необходима своевременная поставка спецодежды.

Использование ERP-системы в этом случае упрощает работу на всех этапах, от получения инвентаря на склад до списания после окончания срока эксплуатации. Стандартизированные параметры товаров позволят избежать путаницы в отчетах, а биометрические параметры работников, доступные из этого же модуля, помогут оценить необходимое количество закупок и правильно подобрать размеры. Все данные о сроке использования и остаточной стоимости спецодежды хранятся в базе данных и, таким образом, их становится сложнее упустить из виду при формировании отчетов.

Далее мы рассмотрим, как реализован этот модуль в описанных выше системах.

Галактика ERP

Реализация учета спецодежды в системе Галактика ERP обеспечивает автоматизацию учета материальных ценностей категории «Спецоборудование, спецоснастка и спецодежда».

Какие же задачи решает система Галактика ERP по учету спецоборудования и спецоснастки:

•  своевременная поставка и оприходование материалов на склады;
•  контролируемое закрепление материалов за материально-ответственным лицом и в местах их эксплуатации;
•  контроль над соблюдением норм использования и начислением правильных стоимостей списания и амортизации;
•  своевременное и правильное оформление вышедших из срока годности или преждевременно списанных материалов данной категории.

Удобным методом работы с единицами спецодежды и инвентаря в системе есть карточки учета специальной и форменной одежды (СФО), которые объединены в картотеку.

В модуле «Учет спецоборудования и спецоснастки» предусмотрено ведение личных карточек (ЛК) учета спецодежды. Формирование ЛК производится исходя из данных лицевых счетов работников предприятия, представленных в модуле «Зарплата».

Между модулями «Складской учет» и «Учет спецоборудования и спецоснастки» установлена тесная взаимосвязь. Прежде всего, потому что первичным источником прихода объектов СФО и инвентаря есть процесс перевода его из категории материальных ценностей (МЦ) в спецоснастку соответствующим документом. Процедура обратима. Далее, существует связь между каждым объектом спецоснастки и МЦ через Каталог материальных ценностей. Одинаковое наименование МЦ и спецоснастки позволяет избегать путаницы в номенклатуре. Устанавливается сквозная номенклатура: соответствующим единицам спецоснастки и МЦ причваиваются одинаковые номенклатурные номера. Контроль остатков спецодежды и инвентаря осуществляется в модуле «Складской учет» посредством формирования приходных и расходных ордеров. Именно благодаря этому материальные ценности не могут появиться из «ниоткуда» без изменения остатков модуля.

Данные о движении матценностей передаются из модуля «Учет спецоборудования и спецоснастки» модулю «ХозОперации», где на их основе будут сформированы бухгалтерские проводки. Завершающим этапом обрабатывания информации является формирование баланса и составление бухгалтерской отчетности. Эти действия совершаются в модуле «Бухгалтерская отчетность» на основании данных, полученных из модуля «ХозОперации».

SAP

 

 

Данное решение включает следующие пункты:

1. Ведение норм выдачи по должностям

2. Ведение антропометрических данных сотрудников

3. Ведение карточки учета спецодежды:

•  Обзор выданной и требуемой для выдачи спецодежды
•  Ведение срока службы, процента износа
•  Статусы: выдано согласно нормы, выдано сверх нормы, не выдано, выдано не полностью, срок использования закончен
•  Проведение операции выдачи спецодежды согласно нормам
•  Проведение операции возврата на склад (использованная, новая спецодежда)
•  Проведение операции передачи другому сотруднику
•  Проведение операции списания

4. Отчет по выданной спецодежде

1C:Предприятие

Решение «1С-Рейтинг: Учет спецодежды и инвентаря» создано для автоматизации учета спецодежды и инвентаря на складе и в эксплуатации. В данной конфигурации реализован документооборот, показывающий весь цикл движения спецодежды (поступление на склад, передача в эксплуатацию, списание, возврат на склад, погашение стоимости).

Учет новой спецодежды и спецодежды в эксплуатации (инвентаря) принято вести в разрезе мест хранения (складов).

Кроме этого, осуществлена возможность вести детальный учет спецодежды (инвентаря) в разрезе характеристик. Характеристики – это показатели такие как размер обуви, размер одежды, цвет, сезонность, материал и т.д.

Такой учет спецодежды (в разрезе характеристик) возможен только в оперативном учете.

Также в решении существует возможность регистрации других характеристик спецодежды и инвентаря с разными значениями, например, число поставки, срок использования, дата выдачи в эксплуатацию.

Подбор одежды для выдачи в эксплуатацию МОЛу может быть осуществлен по характеристикам физического лица.

В данной конфигурации есть возможность описать много видов назначения использования для любой номенклатурной единицы. Это назначение определяется нормами выдачи спецодежды и инвентаря для автоматического выбора в документы, амортизацию, срок полезного использования и отражения расходов в бухгалтерском учете при списании или начислении амортизации.

Существует два основных способа погашения стоимости:

•  Линейный – пропорциональное погашение стоимости в течение всего срока использования.
•  При передаче в эксплуатацию – полное погашение стоимости сразу после передачи спецодежды и инвентаря в эксплуатацию.

Информация о сроках использования и остаточной стоимости спецодежды в случае ее возврата на склад сохраняется.

 

Модули учета спецодежды, реализованные разными компаниями-производителями ПО, выполняют по сути идентичные функции, поэтому отличий в них не так уж много. Основные отличия: удобность пользовательского интерфейса и наличие некоторых специфических функций. К примеру, отличительной особенностью модуля в системе Галактика ERP является ведение личных карточек учета предметов спецоснастки, выдаваемых персонально сотруднику.

 

Доступно на: Украинский