Компания
На главную На главную русской версии На главную украинской версии написать письмо

Автоматизированные системы управления, ERP системы, EAM, MRP II, BI, СЭД, управление ресурсами предприятий

Как реализовано управление проектами с помощью DIRECTUM

Как реализовано управление проектами с помощью DIRECTUM

Как все начиналось

Корпорация «Галактика» является разработчиком и поставщиком программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов для средних и крупных предприятий. В линейке продуктов корпорации комплексная система «Галактика ERP», решения по управлению производственными процессами, управлению производственными активами и ремонтами оборудования (EAM), решения по управлению финансами и др. Внедрение сложных программных продуктов у заказчика предполагает выполнение большого комплекса взаимосвязанных работ, необходимых для ввода систем в эксплуатацию. Запуском в эксплуатацию решений корпорации занимается департамент внедрения, где используется чисто проектный подход к ведению бизнеса: каждое отдельное внедрение – это отдельный проект.

В украинском офисе корпорации для планирования работ по проектам используется программа MS Project. Но без использования MS Project Server (а его у нас нет) руководителям проектов довольно неудобно контролировать работы по нескольким проектам одновременно.

Логотип DIRECTUMЛетом 2010 года наша компания получила статус сертифицированного партнера компании DIRECTUM. Естественно, первым делом мы стали использовать систему электронного документооборота (СЭД) у себя в офисе. Поначалу это было простое согласование служебных записок и заявлений на отпуск, потом – создание договоров по шаблонам и их согласование. Далее начали активно использовать функционал Workflow и настраивать в системе DIRECTUM различные бизнес процессы.

И вот, возникло желание как-то облегчить жизнь нашим руководителям проектов внедрения в их нелегком деле по управлению проектами. Стандартная интеграция системы DIRECTUM с MS Project позволяет отправлять задачи исполнителям работ по выделенным этапам, импортировать пользователей, а также заполнять факт по задачам. Однако при этом некоторые аспекты, необходимые для управления проектами, оставались незакрытыми.

Принимается решение о создании своего технического решения на базе системы DIRECTUM, которое должно быть направлено на решение следующих задач:

  •  создание удобной среды для работы с разными проектами для сотрудников проектного офиса;
  •  импорт структуры проекта из сформированного ранее плана-графика в MS Project;
  •  учет фактических трудозатрат по проектам;
  •  структурирование, доступность и удобный поиск проектной документации;
  •  расчет процента выполнения проекта;
  •  разграничение прав доступа к проектам в соответствии с политикой конфиденциальности в компании;
  •  быстрое формирование отчета о статусе проекта.

Цели поставлены, ресурсы определены… Примерно месяц работы одного специалиста – и решение готово!

Что из этого получилось

Функционал нового технического решения «Управление проектами» на базе СЭД DIRECTUM позволяет выполнять следующие операции:

• Создание карточки проекта руководителем проекта;

• Заполнение структуры проекта из плана-графика MS Project;

• Формирование задач исполнителям работ;

• Выполнение работ исполнителями и фиксация фактических трудозатрат;

• Анализ выполнения проекта;

• Создание и поиск проектной документации;

• Формирование отчетов.

Общая схема бизнес процесса

Рисунок 1. Общая схема бизнес процесса

Для реализации поставленных целей разработаны:

  •  справочники – Структура проектов, Проекты, Стадии проектов, Этапы проектов, Подэтапы проектов;
  •  сценарии – Импорт структуры проекта из MS Project;
  •  типовые маршруты – Работа над проектом;
  •  типы карточек электронных документов – в основные типы карточек добавлена вкладка «Дополнительные аналитики» с реквизитами, ссылающимися на справочники проектов;
  •  отчеты – Отчет о статусе проекта.

Работа над проектом

Главным справочником является Структура проекта (заполняется с помощью импорта из MS Project). С помощью иерархического представления его содержимого удобно просматривать структуру разных проектов (рис. 2).

Структура проектов

Рисунок 2. Структура проектов

Каждая запись этого справочника характеризует работу, выполняемую по проекту на определенной стадии и этапе. Карточка работы содержит всю необходимую информацию для ее выполнения (рис. 3).

Карточка работы

Рисунок 3. Карточка работы

По нажатию кнопки Задача ответственному сотруднику за выполнение данной работы формируется задача по соответствующему типовому маршруту (рис. 5) со ссылкой на данную работу и со всеми прикрепленными документами. Исполнитель после принятия поставленной задачи по мере ее выполнения заполняет вкладку «Выполнение» фактическими трудозатратами и проставляет процент выполнения на текущую дату (рис. 4).

Вкладка "Выполнение"

Рисунок 4. Вкладка "Выполнение"

 

После завершения работы исполнитель ставит отметку о выполнении задания/задачи. Система проверяет процент выполнения и позволяет завершить задание только при 100% выполнении.

Автоматически в карточке работы проставляются даты фактического начала и фактического окончания.

Типовой маршрут

Рисунок 5. Типовой маршрут

 

Анализ проекта

В карточке каждого проекта есть возможность рассчитать общий процент выполнения проекта по формуле (рис. 6):

Выполнение проекта(%) = ∑( Тi(план) / Т(план) * Вi)

где
Тi(план) – плановые трудозатраты по конкретной работе;

Т(план) – суммарные плановые трудозатраты по всему проекту;

Вi – процент выполнения конкретной работы.

 Карточка проекта

Рисунок 6. Карточка проекта

Также сгруппировав/отфильтровав записи справочника Структура проектов, можно производить анализ выполнения работ по исполнителям (рис. 7), плановым и фактическим трудозатратам (рис. 8).

Анализ по исполнителям

Рисунок 7. Анализ по исполнителям

 

Анализ по трудозатратам

Рисунок 8. Анализ по трудозатратам

Создание и поиск проектной документации

Для создания проектных документов в основные типы карточек добавлена вкладка «Дополнительные аналитики» с реквизитами, ссылающимися на справочники проектов (рис. 9).

 

Аналитики проектных документов

Рисунок 9. Аналитики проектных документов

Для поиска необходимых документов можно создавать папки-поиска, пользоваться кнопкой Документы в соответствующих справочниках, а также использовать специальный поиск «Поиск проектных документов».
Формирование отчетов

Основным отчетом является «Отчет о статусе проекта», который руководители проектов формируют каждый месяц и подписывают с заказчиком. С использованием технического решения «Управление проектами» процесс построения такого отчета сводится к минимуму: указывается проект и дата отчета (рис. 10).

Отчет о статусе проекта

Рисунок 10. Отчет о статусе проекта

 

Также используются стандартный отчет «Сводная таблица по выполнению задач с подзадачами» и экспорт табличного представления справочника в MS Excel (рис. 11).

Экспорт в MS Excel

Рисунок 11. Экспорт в MS Excel

 

Резюме

На сегодняшний день техническое решение «Управление проектами» активно используется всем отделом управления проектного бизнеса киевского офиса корпорации «Галактика». Все работы и их этапы фиксируются в системе DIRECTUM. Анализ хода выполнения работ по проектам стал более удобным для руководителей: формирование ими отчета о статусе проекта с подробной детализацией работ теперь занимает намного меньше времени. Создание и поиск проектных документов не вызывает никаких трудностей.

С помощью стандартного функционала модуля системы DIRECTUM пользователи по своему вкусу настраивают себе интерфейс проводника, папки-поиска документов и задач, правила перемещения входящих заданий.

Настроено разграничение прав доступа к объектам системы в соответствии с политикой конфиденциальности в компании.

Задайте вопрос

 
Здравствуйте!

У Вас есть вопрос?

Наши специалисты
оперативно ответят Вам!

Задать вопрос

Return to Top ▲Return to Top ▲