Компания
На главную На главную русской версии На главную украинской версии написать письмо

Автоматизированные системы управления, ERP системы, EAM, MRP II, BI, СЭД, управление ресурсами предприятий

В Галактике рассказали, как проводится предпроектное обследование

В Галактике рассказали, как проводится предпроектное обследование

Как проводится предпроектное обследование – этап, который предшествует внедрению любого нового программного продукта на предприятии, – рассказывает на примере IT компании корпорации «Галактика» Виктория Павлюк, эксперт-консультант украинского офиса корпорации.

Мой первый опыт в составе команды по проведению предпроектного обследования показал, насколько важной составляющей механизма внедрения является этот этап. Как следствие – правильно организованное и проведенное обследование положительно повлияет и на судьбу проекта. В рамках данной статьи я подробно расскажу о том, как проходит этот процесс, насколько он необходим, и какие реальные задачи он перед собой ставит.

Приоритетность задач по предпроектному обследованию, – вопрос сугубо индивидуальный для каждой компании. Однако, на мой взгляд, одной из базовых задач на этапе обследования является изучение основных бизнес-процессов потенциального клиента и выявление основных процессов, которые заказчик желает автоматизировать.

anketa-sxemaЭффективным методом для выяснения и фиксации ключевых вопросов является грамотно составленная анкета. Метод анкетирования позволяет эксперту задать все самые важные вопросы касательно бизнес-процессов компании, ничего при этом не упустив. Также, что немаловажно, подобная анкета может быть согласована обеими сторонами проекта. По всем пунктам анкеты желательно опросить сотрудников разных рангов в цепи бизнес процесса.

Очень часто возникает такая ситуация, когда запланированный высшим руководством ход бизнес процессов на практике реализован совсем иначе и работает иначе. При этом бывает, что менеджеры среднего звена имеют свой вариант видения того, как работает их компания, и их представление отличается как от мнения исполнительной части процесса, так и от мнения руководства. Разумеется, что подобное положение дел вызывает массу дискомфорта и эмоций с обеих сторон на этапе согласования первичной документации по проекту. Выяснение истинной ситуации и фиксирование ее в виде документа, который согласован и подписан, помогает построить доверительные и эффективные взаимоотношения между сторонами как на уровне ТОП менеджмента, так и на уровне рядовых сотрудников. Именно поэтому, с моей точки зрения, анкетирование и опрос являются первичной необходимостью на этапе предпроектного обследования.

Следующая задача предпроектного обследования – выясняем, какие бизнес процессы данной компании являются не просто способом ведения бизнеса, а  уникальными конкурентными преимуществами. Объективная реальность такова, что подавляющее большинство бизнес-процессов, которые применяет заказчик, сходны с процессами в аналогичных компаниях соответствующей отрасли. Но могут быть некоторые нюансы ведения бизнеса, характерные только для этой отдельно взятой компании. Эти важные для компании особенности ведения бизнеса, уникальные процессы и механизмы необходимо сохранить в процессе их автоматизации. Самый простой путь реализации таких преимуществ – конфигурация системы под особенности заказчика, однако бывают и ситуации, когда без работы программиста не обойтись.

Локализовав конкурентные преимущества бизнеса заказчика, ИТ-компания может реально оценить необходимость и стоимость доработок программного продукта, а также определить, какие дополнительные ресурсы должны быть задействованы.

изучение ИТ среды заказчика

Одним из важных процессов предпроектного обследования есть изучение ИТ среды заказчика. Здесь подразумевается ознакомление и изучение используемого компьютерного оборудования, программного обеспечения, а также – уровня квалификации ИТ специалистов. Это необходимо, чтобы понять, достаточно ли у заказчика ресурсов для полноценного внедрения ПО и автоматизации. На этом этапе мы подходим к еще одной задаче предпроектного обследования – выявление возможных рисков проекта и определение методов их снижения или устранения.

Первичная идея каждой ERP системы – накопление и сохранение данных по оперативной деятельности всех подразделений предприятия, и закономерно, что дальнейшим направлением в процессе предпроектного обследования будут шаги по выяснению требований к документообороту подразделений. А так как просто накопление информации без последующего ее анализа не имеет смысла само по себе, то очень важно определить, какие же виды и формы отчетности желает использовать заказчик. Каждая ERP уже включает в себя стандартные наборы отчетных форм, но чаще всего происходит так, что для реализации отчетности по отдельным видам требуются специфические отчетные формы и уточнение данного вопроса заранее упрощает его реализацию при помощи специального генератора отчетов.

Итак, мы постепенно подошли к итоговому моменту этапа предпроектного обследования. Все полученные нами данные, все проведенные исследования позволят нам оценить проект и сформировать бюджет и сроки реализации проекта. Сроки проекта – это всегда особый вопрос, так как чаще всего подвержен влиянию всевозможных факторов, таких как: реальная готовность заказчика к сотрудничеству и автоматизации, мотивирующие факторы для обеих сторон проекта, готовность служащего персонала к изменениям в работе предприятия, соответствие технической базы предприятия сложности внедряемого ПО и рамки бюджета, само собой. Поэтому консультант со стороны предприятия-исполнителя обязан выяснить все вышеперечисленные детали, согласовать их с сотрудниками заказчика и корректно отразить во всех отчетах предпроектного обследования. Исходя из этих факторов будут формироваться рекомендации по методике внедрения ПО. Здесь важно четко понять, какие из нюансов работы заказчика не могут быть решены с помощью стандартного процесса автоматизации, и разработать специфику внедрения специально для таких случаев.

Бюджет и сроки реализации проекта

Я думаю, что каждая компания поправила бы меня сейчас, добавив еще с десяток задач, которые по их мнению будут реально необходимы в процессе обследования. Не исключаю того, что так оно и есть. Но реальная практика показала, что даже тот минимум, который был озвучен в данной статье, уже делает предпроектное обследование эффективным.

К чему же все-таки мы должны прийти в конце обследования, и что можно назвать итогами данного процесса? Главный результат – отчет о выполненных работах, подписанных сторонами. Какие разделы будут необходимы в таком отчете? Давайте рассмотрим следующие базовые составляющие:

  • полная опись всех актуальных бизнес процессов заказчика;
  • список основных задач, подлежащих автоматизации;
  • анализ бизнес-процессов заказчика и рекомендации по изменению или оптимизации работы подразделений с учетом функционала, который обеспечит внедряемое ПО;
  • выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика, обязательные для учета при планировании внедрения;
  • анализ существующей ИТ среды на соответствие требованиям системы, а также рекомендации по ее усовершенствованию/изменению;
  • анализ возможных работ по интеграции внедряемого ПО в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика;
  • анализ и описание основ документооборота в подразделениях и требований к отчетности;
  • описание пожеланий заказчика, которые требуют доработки внедряемого ПО.

По окончании предпроектного обследования по его итогам составляется так называемый план-график работ с указанием в нем ответственных лиц с обеих сторон, регламент взаимодействия между ними, зоны ответственности и сроков исполнения.

И заключительным моментом нашего процесса есть разработка  проекта технического задания, которое должно быть предоставлено заказчику для согласования и подписания. После того, как стороны окончательно согласуют техническое задание, этап предпроектного обследования можно считать завершенным.

Доступно на: Украинский

Задайте вопрос

 
Здравствуйте!

У Вас есть вопрос?

Наши специалисты
оперативно ответят Вам!

Задать вопрос

Return to Top ▲Return to Top ▲