Компания
На главную На главную русской версии На главную украинской версии написать письмо

Автоматизированные системы управления, ERP системы, EAM, MRP II, BI, СЭД, управление ресурсами предприятий

Автоматизируем бюджеты — статья в газете «Бухгалтерия»

Автоматизируем бюджеты — статья в газете «Бухгалтерия»

Определившись с методологией и регламентом управления бюджетами, финансовые службы предприятий решают вопрос: с использованием каких программных продуктов будет реализовано бюджетирование. От того, какими средствами предполагается пользоваться, будет зависеть конечный результат и построение системы бюджетирования на предприятии в целом. Возможно, особенности программного продукта внесут изменения в выбранный метод.

В рамках этой статьи я хочу остановиться на возможностях, которые открывает автоматизация бюджетирования с использованием интегрированной системы класса ERP и приложения класса BI. Система ERP имеет в своем составе специализированные модули для бюджетного управления, которые автоматизируют следующие этапы:

  •  Составление бюджета и программное моделирование его вариантов.
  •  Согласование и утверждение бюджетов.
  •  Контроль исполнения бюджетов. Анализ соответствия плановых показателей фактическим.
  •  Корректировка бюджета.
  •  Формирование отчетных форм.

На каждом из этапов система бюджетного управления решает задачи критические для данного этапа. Рассмотрим для примера модуль бюджетирования системы «Галактика ERP».

Cxema-budget

Этап составления бюджета. Здесь возможны разные способы формирования данных:

На основе статистики и экспертных данных. Сюда относятся: показатели прошлых периодов, информация вне системы ERP, оценки экспертов, статистические исследования и пр. Подобные данные вводятся вручную.

На основе данных, полученных из прошлого периода, с поправкой на динамику, влияющую на статью или группу статей бюджета. К примеру, внешними факторами могут быть: индекс инфляции, индексы стоимости товаров и услуг, сезонные колебания спроса и т.д. В системе бюджетного управления имеется возможность установки сценариев колебания факторов.

На основе данных из других модулей системы ERP. К примеру, данные по календарным планам платежей и отгрузок продукции согласно действующим договорам. Эти показатели могут использоваться для бюджетного управления.

Расчетным способом. Некоторые статьи могут быть рассчитаны по формулам из других показателей бюджета. Примерами таких статей могут служить прибыль, налоги, статьи, связанные с движением денежных средств.

На этапе планирования в системе имеется несколько вариантов бюджета, каждый из которых соответствует определенной ситуации, сценарию развития событий, что дает возможность формировать, анализировать и сохранять различные варианты (сценарии) бюджетов. Возможно автоматическое построение консолидированных бюджетов по любой оргструктуре предприятия: от холдинговой структуры до структуры отделов и подразделений.

Этап согласования и утверждения бюджетов может проходить путем нескольких итераций. Все итерации хранятся в модуле системы ERP, существует возможность их сравнения.

Контроль исполнения бюджетов. Анализ соответствия плановых показателей фактическим. В качестве источников формирования фактических данных могут использоваться:

  •  Бухгалтерские данные системы ERP. Для того чтобы показатели попадали в модуль, предназначенный для управления бюджетами, необходимы настройки фактических показателей бюджета в рамках обработки бухгалтерских проводок, оборотов, сальдо.
  •  Оперативные данные системы ERP. В программе планирования бюджета предусмотрена возможность разделения оперативных и бухгалтерских документов по показателям бюджета. В зависимости от построения бизнеса конкретной компании подобную разноску оперативной и бухгалтерской информации может осуществлять как сотрудник финансовой службы, так и бухгалтер.
  •  Имеется возможность ручного введения данных по некоторым статьям бюджета или подразделениям.

В системе бюджетного управления предусмотрена возможность сравнения плановых и фактических показателей за текущий период и любой из прошлых периодов, процентного отклонения фактических показателей от плановых (с детализацией по статьям), сравнения отчетности по аналитическим разрезам.

Screen-budget

Этап корректировки бюджетов. Корректировки бюджета могут быть проведены по результатам анализов с учетом фактических данных. По некоторым статьям корректировки возможны методом скользящего планирования. Предусмотрено также сравнение и хранение бюджетов до и после корректировки.

Решения бизнес аналитики, коим является BI – это OLAP-приложения, которые позволяют в многочисленных потоках данных системы ERP быстро выделить информацию потенциально интересную для разных категорий менеджеров и предоставить ее в удобном для анализа виде, обеспечивая возможности для быстрого принятия мер и существенно повышая шансы на успех. Решения BI предоставляют пользователю набор типовых управленческих информационных панелей, карт показателей и отчетов, позволяющих проводить следующие виды мониторинга и анализа показателей:

Мониторинг и анализ KPI, обеспечивающий контроль выполнения планов на основе план-факторного анализа показателей. Позволяет пользователю определить проблемы, эффективно проанализировать их природу и получить действительные возможности воздействия на ситуацию в сфере своего влияния.
Кроме того, контролируемые показатели можно описать в терминах KPI (Key Performance Indicators) и использовать для их отображения специальные визуальные элементы, что позволяет ускорить анализ, сделать его динамичным, более наглядным и удобным.

Рейтинговый анализ представляет собой оценку показателя, отнесение к определенному рангу, разряду (лидеры, аутсайдеры). Рейтинговый анализ позволяет распределить объекты по степени надежности, важности для предприятия.

ABC и XYZ- анализ. ABC-анализ расширяет возможности рейтингового анализа, группирует объекты по степени их влияния на общий результат. При этом пользователь имеет возможность самостоятельно определять процентный состав групп. XYZ-анализ позволяет оценивать и прогнозировать стабильность тех или иных процессов. В отличие от ABC-анализа, объекты группируются по степени однородности показателя. Например, можно выявить те группы расходов, которые стабильно небольшие по сумме, но при этом часто происходящие.

Сравнительный анализ. Обеспечивает сравнительный анализ изменений в абсолютных и относительных величинах, а также структурных изменений за различные периоды.

Анализ тенденций во времени. Отражает тенденции развития предприятия на длительных промежутках времени, позволяет провести сравнение данных прошлых и текущих периодов, обеспечивает возможность построения трендов и ведения статистического анализа.

• Особое место занимают Сервисы бизнес аналитики для детализации данных (Drill Down, Drill Up и Drill Through), которые позволяют пользователю передвигаться между различными уровнями данных от итоговых до детализированных. Пути углубления определены иерархией измерения. Сервисы детализации работают и в обратную сторону, позволяя пользователю вернуться от детализированных данных к итоговым.

Diagram

Управление бюджетами в интегрированной системе ERP, объединяющей функции учетной системы, бюджетирования, платежного календаря и использующей в качестве системы отчетов, в том числе собственное приложение BI дает следующие возможности:

  •  Построение и ведение единой в рамках всей компании системы бюджетирования с учетом особенностей бизнеса.
  •  Планирование и моделирование различных вариантов, согласование и утверждение бюджета.
  •  Расчет, анализ и оценка финансового состояния предприятия по произвольным настраиваемым методикам на основе оперативных и бухгалтерских данных.
  •  В ERP легко собрать и проанализировать данные о фактическом исполнении бюджета без всяких интеграций и ручного ввода.
  •  Возможность определения оптимального плана поступления и расходования денежных средств и его корректировка.
  •  Контроль лимитируемых показателей бюджета.
  •  Гибкая настройка аналитических признаков статей и их визуального представления в типовых формах бюджетов.
  •  Возможность агрегировать бюджет по нескольким вариантам оргструктуры, например, по структуре юридических лиц и по структуре функционального подчинения.
  •  Распределение значений статей одного бюджета по статьям другого, что необходимо, например, при распределении накладных расходов, с использованием моделей распределений по центрам ответственности.
  •  Функции системы позволяют проанализировать, на основании каких данных был сформирован показатель. То есть, перейти от агрегатного анализа значений показателя к анализу отдельных записей, на основании которых этот показатель был сформирован.
  •  Использование в качестве приложения BI обеспечивает достоверную и прозрачную отчетность, значительно сокращая и ускоряя циклы ее подготовки, что позволяет руководителю всегда быть в центре событий и оперативно влиять на принятие решений.
  •  Разграничение доступа пользователей к различным вариантам и копиям бюджетов с помощью механизма областей видимости, стадий и масок бюджетного процесса.

ChernyavskayaАвтор статьи -
Оксана Чернявская,
действующий член Украинской ассоциации сертифицированных бухгалтеров и аудиторов (УАСБА),
эксперт-консультант корпорации «Галактика»
Статья опубликована в газете "Бухгалтерия" №21 от 25 мая 2015 г.

 

Доступно на: Украинский

Задайте вопрос

 
Здравствуйте!

У Вас есть вопрос?

Наши специалисты
оперативно ответят Вам!

Задать вопрос

Return to Top ▲Return to Top ▲